فهرست مطالب
چگونه جلسات مؤثر برگزار کنیم؟
در بسیاری مواقع بهترین جلسات، جلسات کوتاه هستند. یکی از دلایلی که خیلی‌ها از جلسه فرار می‌کنند، طولانی بودن آن است. بسیاری اوقات وقتی چند نفر پیشرفت جلسه را به عهده می‌گیرند یا کل نفرات حاضر در جلسه از پرداختن به مسائل مهم منحرف می‌شوند، جلسه به طول می‌انجامد. مدیران جدید که به اداره‌ی جلسات عادت ندارند، ممکن است بیش از اندازه به شرکت کنندگان در جلسه وابسته باشند یا به علت کمی تجربه بیش از اندازه در جلسات حکمرانی کنند و بحث‌های سالم را سرکوب نمایند. با آمادگی قبلی و تمرکز بر موضوعات مهم می‌توانید در زمان صرفه جویی کنید و به نتیجه گیری و جمع بندی برسید.
پیش از هر جلسه، زمانی مشخص را برای آن معین و اعلام کنید. دستور جلسه ای را تهیه کنید که شامل موضوعات مهم است و راه‌هایی را بیابید که افراد مرتبط بتوانند درباره‌ی آن‌ها صحبت کنند. جلسات را با موضوعات نامربوط بیش از اندازه شلوغ نکنید.
دستور جلسه را پیشاپیش بین کارمندان پخش کنید و اطلاعات کافی را از پیش در اختیارشان قرار دهید تا در زمان صرفه جویی کرده باشید. به این ترتیب دیگر لازم نخواهد بود اطلاعات مورد نیاز در طول جلسه رد و بدل شود. مطمئن شوید که بحث روی راه حل‌های مشکلات متمرکز است، نه توضیح خود مشکل.
زمان کافی برای پیشبرد نکات موجود در دستور جلسه پیش بینی کنید. اگر می‌خواهید بحث و گفت و گوی جلسه‌ی شما جریان آزاد داشته باشد، صندلی‌ها را به شکل U یا دایره بچینید. اگر می‌خواهید به سرعت به تصمیم گیری برسید، از صندلی استفاده نکنید تا افراد حاضر در جلسه، بایستند. مواردی را که لازم است در طول جلسه روی تابلو نوشته شوند، پیش تر بنویسید تا نوشتن بیش از اندازه، شرکت کنندگان در جلسه را خسته نکند.
برای متمرکز ساختن افراد بر اهداف جلسه، آن‌ها را از قبل بنویسید و جایی که همه بتوانند ببینند، نصب کنید. هر گاه بحث از موضوع منحرف شد، به عنوان یادآوری در لحظه‌های کوتاه سکوت به آنچه از پیش نوشته‌اید، اشاره کنید.
هنگام صحبت کردن به تک تک افراد حاضر در جلسه نگاه کنید. هرگز ارتباط چشمی خود را تنها به یک یا دو نفر محدود نسازید، در این صورت بقیه‌ی شرکت کنندگان را از بحث خارج می‌کنید. هنگامی که کسی می‌خواهد نظری را بیان کند، به او توجه کنید. افراد ساکت یا خجالتی را شناسایی کنید و به آنان فرصت کافی بدهید. از سوال ها استقبال کنید و در صورت پرسیدن آن‌ها در پاسخ تردید نکنید یا پاسخ‌ها را به زمانی دیگر نیندازید.
برای اثرگذار کردن جلسات راهکارهای زیر را امتحان کنید:
هنگام ورود با شرکت کنندگان سلام و احوالپرسی کنید
هنگامی که شرکت کنندگان وارد می‌شوند با آنان دست بدهید و احوالپرسی کنید. این کار بهتر از این است که هنگام ورود دیگران در صندلی خود بنشینید و با کاغذهای روی میزتان بازی کنید تا شرکت کنندگان در جای خود قرار گیرند.
جلسه را با توضیحی کوتاه شروع کنید
در دقایق اول جلسه، هدف از برگزاری جلسه را توضیح دهید. همچنین روشن کنید که شرکت کنندگان در پایان جلسه چه نکاتی را متوجه خواهند شد، موارد کلیدی دستور جلسه یا هرگونه فعالیت گروهی از پیش برنامه ریزی شده را برجسته سازید.
با نوشتن اینکه چه کسی پیگیری چه کاری را بر عهده دارد، افراد را به انجام کارهای محول شده، متعهد سازید
جلسه را با تصمیم گیری درباره‌ی اینکه چه کسی، چه کاری را در چه مدت زمانی پیگیری خواهد کرد، به پایان برید. اگر این کار را نکنید، موجب سوتفاهم خواهد شد، زیرا همه نمی‌دانند که گام بعدی برای حل مشکلات چه خواهد بود. تعهدات افراد را یادداشت کنید و وظایف هر کس را به صورت خلاصه و کتبی برای او ارسال نمایید.
در شرکت اینتل، دستور جلسات شامل اطلاعاتی
درباره‌ی نکته‌های کلیدی مورد بحث است، اینکه
چه کسی بحث را پیش می‌برد، هر موضوع چقدر
زمان می‌برد و چه نتیجه ای پیش بینی می‌شود
منبع : پارس ام بی آی